Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Eloca Oy
Y-tunnus: 3432581-5
Tanelinkatu 4, 55100 Imatra
Sähköposti: elmeri.komi@eloca.fi
Puhelin: 050 360 2506
2. Rekisterinpitäjästä vastaava yhteyshenkilö
Eloca Oy
Sähköposti: elmeri.komi@eloca.fi
Puhelin: 050 360 2506
3. Rekisterin nimi
Eloca Oy:n asiakasrekisteri, tarjouspyyntörekisteri ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR), ja niitä ovat:
- Suostumus
Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten, esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin. - Sopimus tai sopimuksen valmistelu
Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä, kuten tarjouspyynnön käsittelemiseksi. - Oikeutettu etu
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi esimerkiksi asiakassuhteen hoitamisessa, palvelujen kehittämisessä, viestinnässä, reklamaatioiden käsittelyssä sekä verkkopalvelun tietoturvan varmistamisessa.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- tarjouspyyntöjen ja yhteydenottojen käsittely
- asiakkaiden palveleminen ja asiakassuhteen hoitaminen
- tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asennus ja huolto
- laskutukseen ja sopimussuhteeseen liittyvät toimenpiteet
- asiakasviestintä
- sähköinen suoramarkkinointi silloin, kun siihen on annettu lupa
- verkkopalvelun tekninen ylläpito, turvallisuus ja kehittäminen
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- etunimi ja sukunimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tieto siitä, onko kyseessä yritysasiakas
- katuosoite
- rappu
- asunnon numero
- postinumero
- kaupunki
- tieto siitä, mistä tuotteesta tai palvelusta tarjous pyydetään
- tieto rahoituskiinnostuksesta
- lisätiedot viilennys- ja lämmitystarpeesta
- tieto markkinointiluvasta
- yhteydenoton tai tarjouspyynnön sisältö
- mahdolliset asiakkuuteen, tilaamiseen, asennukseen, huoltoon ja laskutukseen liittyvät tiedot
- verkkoyhteyden IP-osoite
- lomakkeen lähetysajankohta
- muut tekniset lokitiedot turvallisuuden ja palvelun toimivuuden varmistamiseksi
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeiden tietoja säilytetään enintään 12 kuukautta, ellei yhteydenotto johda asiakassuhteeseen.
- Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen sopimus-, kirjanpito- ja vastuukysymysten hoitamiseksi.
- Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja sivuston toiminnalle välttämättömiä teknisiä tietoja voidaan käsitellä oikeutetun edun perusteella esimerkiksi tietoturvan varmistamiseksi sekä palvelun teknisen toiminnan takaamiseksi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi:
- verkkosivujen yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeiden kautta
- sähköpostitse
- puhelimitse
- asiakastapaamisissa
- sopimusten, tilausten ja huoltotapahtumien yhteydessä
- muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan Eloca Oy:lle
Yritysasiakkaiden yhteystietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta tai julkisista hakemistopalveluista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille ilman perustetta.
Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä kolmansien osapuolten toimesta vain siinä määrin kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, laskutuksen järjestämiseksi, teknisen ylläpidon mahdollistamiseksi tai lain velvoittamana.
Eloca Oy voi käyttää toiminnassaan luotettavia palveluntarjoajia, kuten:
- verkkosivujen hosting- ja sähköpostipalveluiden tarjoajia
- verkkosivuston sisällönhallinta- ja lomakejärjestelmiä
- laskutus- ja taloushallinnon palveluita
- verkkolaskutukseen liittyviä palveluntarjoajia
- analytiikka- tai tietoturvapalveluita, mikäli niitä sivustolla käytetään
Nämä tahot käsittelevät henkilötietoja Eloca Oy:n lukuun ja vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeen.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaista lainmukaista siirtoperustetta ja riittävää suojaustasoa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja asianmukaisia tietoturvakäytäntöjä. Tiedot suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
- pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät
- järjestelmät ja palvelimet suojataan asianmukaisesti
- tiedot käsitellään luottamuksellisesti
- verkkopalveluiden ja lomakkeiden käyttö pyritään suojaamaan teknisin turvallisuusratkaisuin
Manuaalinen aineisto, jos sellaista syntyy, säilytetään lukituissa tiloissa asianmukaisesti suojattuna.
9. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tiedot ja vaatia oikaisua
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen, epätarkan tai puutteellisen tiedon korjaamista.
Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle:
Eloca Oy
Sähköposti: elmeri.komi@eloca.fi
Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista tai muuttamista.
10. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- pyytää henkilötietojensa poistamista
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- pyytää henkilötietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, silloin kun oikeus soveltuu
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
11. Evästeet ja verkkosivuston tekninen käyttö
Eloca Oy:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivuston toiminnan, käyttökokemuksen, tietoturvan ja mahdollisen analytiikan mahdollistamiseksi.
Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää sivuston teknisen toiminnan takaamiseksi. Mikäli sivustolla käytetään analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, niihin pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus erikseen.
12. Suoramarkkinointi
Mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksen, Eloca Oy voi lähettää sähköistä suoramarkkinointia, kuten tietoa tuotteista, palveluista, tarjouksista ja kampanjoista.
Rekisteröity voi peruuttaa markkinointisuostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä Eloca Oy:hyn sähköpostitse osoitteeseen elmeri.komi@eloca.fi.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Eloca Oy pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, verkkosivuston toiminnallisuuksien tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivustolla.